Organisation personnelle

Comment maximiser chaque jour

en étant le plus efficace possible

Introduction

Etre plus efficace cela s’apprend à tout âge

Ce n’est pas uniquement le problème des jeunes générations que de savoir comment optimiser leurs journées. C’est aussi celui d’une génération de milieu de carrière, qui sait qu’elle va devoir travailler plus tard et qui cherche à s’organiser pour retrouver un nouveau sens dans sa vie professionnelle et personnelle. Mais comment concilier une charge de travail importante et la poursuite d’un objectif pour soi, sans perdre une journée ?

La question n’est pas de « travailler trop ou pas »

 

Il est certain que dans ce siècle où nous avons inventé le loisir à l’échelle des masses, il semble complètement anachronique de travailler de longues heures à réaliser des objectifs personnels, en plus de concilier un travail et une vie de famille. Parfois c’est ce qui s’impose à nous pour changer d’échelle ou pour faire évoluer nos projets personnels et existentiels. Et cela peut durer de longues périodes, au cours desquelles il s’agit de maximiser chaque journée et de ne pas se démotiver au passage.

La première chose essentielle est d’avoir un projet qui nous tienne vraiment à cœur. Pas un projet qui soit décidé par mimétisme ou de manière irréaliste par rapport à nos compétences et expertises. 

La deuxième chose est de rattacher ce projet à quelque chose qui a vraiment du sens pour soi, à l’échelle de notre vie ou d’un combat personnel.

Mais cela ne suffit pas encore. Il faut aussi apprendre à s’organiser quotidiennement pour faire face aux défis qui se présentent et ne pas rester ancré dans le passé ou dépassé par un avenir anxiogène. Il faut donc se mettre au travail, au jour le jour, avec une organisation intelligente, des étapes d’évaluation et une certaine discipline personnelle.

Comment trouver la bonne organisation et comment s’y tenir pour aller jusqu’au bout de ses ambitions, désirs et accomplissements ?

En fait, c’est beaucoup plus épuisant de ne pas agir !

 

Je travaille beaucoup personnellement et cela ne me pèse pas. C’est même l’inverse : tout va bien lorsque je me sens dans l’action juste avec une organisation adéquate qui me permet de mesurer mes efforts et mes résultats.

Quand je me donne à fond dans mes objectifs, en vérité tout va bien : je sais où je vais, je sais ce que je veux, je sais pourquoi et pour quoi je travaille, je souris aux gens que je croise dans la rue, ils me sourient en retour… bref, il émane quelque chose de moi et autour de moi, invisible, qui crée les bonnes circonstances, les bonnes rencontres, les bonnes ouvertures et parfois la chance.

Il n’y a rien de magique à cela. C’est tout simplement que ‘agir’ a un réel intérêt tant que nous avons le sentiment de progresser dans ce que nous faisons. Et pour progresser, il faut être capable de se remettre en question à tout âge et particulièrement en milieu de carrière, lorsque nous traversons cette zone de conflit interne, entre ce que nous sommes devenus mais aussi ce que nous ne sommes pas encore devenus. Les conflits internes et la justification nécessitent beaucoup plus d’énergie que le simple fait de se mettre au travail.

«  La plupart d’entre nous ont deux vies : la vie que nous vivons et la vie non vécue en nous. L’entre-deux s’appelle la résistance. »  – Steven Pressfield

Tant que l’on fait ce que nous croyons être notre voie, notre choix ou notre vocation, nous nous rapprochons d’un équilibre et de la paix intérieure. Se lever tôt, respecter ses rythmes circadiens, manger équilibré, faire de l’exercice ou se mettre à la table de son travail, deviennent tout simplement des disciplines de vie sans que cela appelle la frustration ou la peur de passer à côté de sa vie.

Plus on relègue le travail à l’image d’un fléau, plus on se prive de cette aptitude de se donner les moyens de vivre nos propres aventures de vie, en particulier nos aventures professionnelles désirées.

Parfois il est vrai que nous nous sentons bloqués, submergés par les doutes sur nous-mêmes et nos capacités à incarner telle ou telle fonction. Pourtant c’est là encore l’action et le travail qui vont nous aider à garder notre cap et à développer une hygiène de vie en adéquation avec les efforts que nous avons à soutenir sur une période plus ou moins longue. L’idée n’est pas de se tuer au travail mais de respecter la règle du : 50% d’efforts / 50% de ressourcement.

A ce rythme on peut tenir des mois (presque) sur des efforts prolongés et intenses. De plus, il suffit d’apporter quelques changements à votre rythme de vie pour percevoir rapidement les évolutions dans votre existence et dans votre état d’esprit – ce qui vous stimule encore plus. Voici quelques conseils :

1.    Commencer toujours progressivement 

C’est aussi vrai pour les projets que l’on mène que pour la manière de démarrer sa journée ou sa semaine. Cela exige une planification minimale pour tout ce que l’on a à faire mais l’idée n’est même là. L’idée que l’on doit suivre en permanence pour maximiser ses journées c’est de se donner des objectifs réalistes, de mesurer ses efforts et de réviser ses journées suivantes. Aucune réalisation majeure ne se fait autrement, en dépit de toutes les success stories que nous pouvons lire aujourd’hui.

Si je me mets à écrire un article par jour, 7/7, ce n’est pas réaliste sur le long terme. Si je commence par me créer un fond d’articles avant de démarrer mes publications, puis de publier 2 fois par semaine au départ, en mesurant les retours, puis en privilégiant des thèmes qui marchent mieux que d’autres, puis en augmentant le rythme de publication progressivement : j’arriverais au final à publier presque chaque jour de l’année. Mais cela demande de l’organisation en amont et un ajustement permanent qui nécessite de prendre de l’anticipation et une organisation à trouver.  

 

 2. Organisez une séance de réflexion et de planification hebdomadaire 

Un jour par semaine (le lundi est ma préférence) prenez 10 à 30 minutes pour réfléchir à vos six derniers jours. Comment se sont-ils passés ?  Essayez de vous poser les questions suivantes : qui n’ai-je pas rencontré cette semaine ? qu’est-ce que je n’ai pas fait ? qu’est-ce que j’ai raté ? que devrais-je faire en priorité ? C’est un exercice pas seulement pour organiser son planning de la semaine à venir (encore moins pour se décourager) mais simplement pour s’autonomiser de plus en plus sur des projets qui sont nouveaux, innovants ou spéciaux et qui nécessitent que nous trouvions notre propre organisation de travail et notre autonomie rapidement. Il n’est pas nécessaire d’y passer une matinée mais par contre il est nécessaire de le faire toutes les semaines, tant que l’on mène des activités importantes pour soi.

 

3. Finir chaque journée 

Finir chaque journée cela signifie de prendre 5 à 10 mn, même et surtout si l’on est fatigué, pour définir les 3 premières actions que l’on aura à mener le lendemain (sans réfléchir) de manière prioritaire.  Cela permet de prendre un peu de recul sur le stress de la journée, de partir de son univers de travail en ayant l’esprit libre et en laissant son cerveau organiser les idées de la journée au second plan, en se livrant à la détente ou à ses autres priorités de vie. C’est aussi beaucoup plus puissant de se réveiller avec un objectif clair et de ne pas perdre son temps le matin pour démarrer.

Réflexion

Etre occupé ne signifie pas être productif.

développer son impact personnel

ISabelle CHAM

Fondatrice de SPARK LIFE SUCCESS ACADEMY

 

Être occupé n’occupe que votre esprit, c’est-à-dire la plupart du temps vos peurs cachées derrière votre esprit.

Lorsque vous êtes seulement ‘occupé’, vous êtes plus susceptible de faire de mauvais choix en matière de gestion du temps, en prenant des engagements que vous ne pouvez pas gérer, ou en donnant la priorité à des tâches insignifiantes plutôt qu’à des tâches cruciales.

Pour être efficace, il faut être avant tout organisé en mode actif et non réactif. Quand les gens disent : « Je suis tellement occupé » cela signifie en fait « Je ne sais pas comment hiérarchiser mes priorités ou déléguer ».

Une journée optimisée est une journée où vous réalisez essentiellement une chose importante et où vous progresser sur une compétence au moins.

Le temps est limité. Tout faire est l’antithèse de s’accomplir profondément.

 

4. Concentrez-vous sur aujourd’hui, pas sur demain 

Nous sommes principalement éduqué aujourd’hui à désirer sans cesse ce que l’on n’a pas encore. Cela nous projette en permanence dans le futur et dans l’envie.  Par déformation, ce mode de fonctionnement entraîne une anxiété permanente sur l’avenir, nous empêchant de nous concentrer sur aujourd’hui et sur ce que nous sommes en train de vivre.  Maximiser une journée c’est tout simplement arrêter de penser à demain et vivre l’instant durant lequel on se concentre sur ce que l’on fait. Au cours de votre journée, suivez votre plan. Ne vous inquiétez pas sans cesse sur ce que sera ou pas demain.

 

5. Les trois cycles à avoir en tête

Puisque l’on parle de futur, d’anticipation, de planification, voici les cycles que vous devez avoir en tête pour évaluer vos efforts et vos réalisations, sans tomber dans le côté anxiogène de l’avenir.  Face à tout objectif, vous devez avoir trois perspectives :  

– Votre vision à 10 ou 25 ans (selon votre âge, votre degré d’anticipation, votre capacité à vous projeter). La vision est essentiellement animée par ce que vous voulez réaliser de profond dans votre existence (ce que l’on considère généralement par la question : « pourquoi je veux faire telle ou telle chose avant de mourir »). 

– Vos objectifs à long terme, c’est-à-dire sur 36 mois. Ce cycle a l’avantage de vous donner un véritable défi qui doit vous poussez jour après jour à fournir un effort significatif pour le réussir et à sortir de votre zone de confort pour progresser. La première zone de confort à dépasser dans ce cas, c’est de vivre au jour le jour, en faisant le nid des ambitions des autres.

 – Vos objectifs réels, c’est-à-dire essentiellement mesurables. Pour réussir vos objectifs longs et moyens termes, vous devez avoir une stratégie et une tactique propres. Cela se décide sur une courte période au cours de laquelle vous pouvez mesurer et réajuster vos efforts. Le cycle le plus efficace est celui des 90 jours, qui permet de lancer une action suffisamment précise, réaliste et mesurable pour piloter ses efforts. 

C’est essentiel d’avoir ces trois plans de réflexion dans une conjoncture aussi mouvante que celle que nous connaissons aujourd’hui.

Dans la première moitié du XXème siècle on pouvait se permettre des planifications à cinq ans parce que l’économie évoluait plus progressivement, créant des cycles plus stables. Aujourd’hui c’est impossible de raisonner ainsi. On ne peut que piloter les choses de manière fine et prosaïques, en jonglant avec la complexité. 

L’idée n’est pas de craindre cette complexité qui est en définitive le principe de vie. Si à une époque on a cru pouvoir tout rationaliser, pour faire du progrès le moteur de toute une culture, on s’aperçoit aujourd’hui suffisamment du leurre que cela représente face à la complexité des choses.

Apprendre à gérer son quotidien en fonction de ces trois cycles n’est donc pas un effet de mode mais un principe clé pour gérer sa vie, en réalisant des choses mesurables, qui compte pour soi et son engagement vital sur le long terme. 

6. Apprenez à cultivez chaque jour qui passe 

« Cultiver » c’est l’idée de créer aussi le terrain favorable pour faire germer vos projets. Ce principe terre à terre se retrouve dans l’art d’arbitrer entre un travail, une carrière, une vocation ; de gérer ses finances ; de cultiver son jardin secret ; de gérer son stress ou son ennui ; de cultiver son réseau ou son image ou de cultiver son influence; de se libérer profondément ; de faire face à certaines réalités inchangeables ou pas ; de regarder l’avenir du travail aujourd’hui ; de s’organiser et d’être plus efficace ; de faire face à ses démons ou à ses limitations … 

Parfois cela prend du temps mais lorsque nos projets sortent enfin de terre, nous devenons plus confiant, plus fort et plus résiliant sur le long terme. L’investissement en vaut donc largement la peine.

 

7. Choisissez toujours vos objectifs avec l’idée d’apprendre quelque chose

L’idée n’est pas de s’épuiser dans la perfection ou dans l’ambition démesurée. L’idée est de cultiver là encore une certaine volonté de volonté, pour apprendre en permanence, progresser, se lancer des défis personnels et faire marcher des parties de notre cerveau que nous ne solliciterions pas autrement qu’en nous donnant un peu de difficultés ou d’adrénaline.

Lorsque vous choisissez de vous engager dans quoi que ce soit, assurez-vous toujours que vous allez devoir apprendre entre 10% et 30% de choses nouvelles ou chercher à vous dépasser. Sans quoi vous ferez rapidement du sur-place dans vos compétences mais pire, en vieillissant vous aurez de plus en plus peur de la nouveauté et de l’innovation.  Cherchez sans cesse cet élan que l’on rencontre dès le plus jeune âge, lorsqu’on essaye tout d’abord de répéter les sons entendus, puis de se lever, puis de marcher, puis de courir, puis de courir plus vite, …. Cela doit être sans fin, jusqu’à la fin de la vie (en fonction de nos possibilités physiques et cognitives, évidemment).

Pour ne pas conclure 

Une question qui revient souvent lorsque je parle aux mentis que je suis et qui se retrouvent débordés, c’est :

« Comment faire plus de travail en une semaine qu’en un mois ? ».

Ma réponse est outre ces conseils ci-dessus, de rappeler qu’il est essentiel de faire la part des choses entre ce qui est urgent et important. La question est toujours la même à se poser « Quelles sont les actions les plus importantes à entreprendre aujourd’hui pour se rapprocher de ses objectifs de travail dans les plus brefs délais ? ». 

Plus vous faites cet exercice quotidiennement, plus vous apprenez à relativiser ce qui est urgent de ce qui est important ; et même ce qui est important parmi tout ce qui paraît important en même temps. 

Pour travailler mieux, sans perdre trop d’énergie et en se concentrant, il est aussi essentiel d’éloigner les sources de stimuli inutiles dans notre vie quotidienne. Les alertes et notifications qui sonnent sans cesse, le bruit, les visites inopinées, les emails, les coups de fils personnels… sont une source de distraction qu’il faut apprendre à canaliser et à écarter à certains moments de sa journée.

Beaucoup de personnes démarrent aujourd’hui une activité en solo et se retrouvent chez eux à développer un business ou un projet. Ce sont des points particuliers sur lesquels ils doivent apprendre à gérer leur environnement et leur espace de travail. C’est tout simplement incontournable et essentiel ! 

Pour être réellement efficace, appuyez-vous sur la règle 1-3-5 Chaque jour organisez-vous pour réaliser : 

– Une tâche très importante. 

– Trois tâches d’importance moyenne 

– Cinq petites choses qui fassent avancer vos projets.

Encore une fois c’est de l’entraînement : comme le reste !

L’important c’est d’être fidèle à ses objectifs et à ses projets essentiels.